ビジネスマナーは社会人になってから知るルールばかりですよね。
新人のうちなら知らなくても許されますが、ある程度の年齢になると知っていて当たり前となってしまうので、意外と知られていないビジネスマナーをご紹介します。
気をつけるべき！ビジネスシーンでの話し方
- 上司に対して「了解しました」はNG
一見「了解しました」は丁寧な言葉のように感じるので使っている人はたくさんいますが、まず「了解」という言葉には尊敬の意味が込められておらず、人の考えや意見を理解し認めることを言い「認める」は目上である上司が下すものなのでNGとなります。
同僚や後輩には使ってもいいですが、上司に対しては「承知しました」や「わかりました」「かしこまりました」が正解です。
- 「ご苦労さま」だけでなく「お疲れさま」もNG
よく「ご苦労さま」は目上の人が部下をねぎらう言葉として使うのでNGだと知られていますが、実は「お疲れさま」も最近の上司世代の人の中には不愉快に感じる人が多いと言われており、使わない方がベストとされています。
2つとも仕事終わりで使う言葉なので、上司より先に帰る場面では「本日はありがとうございました、おいとまさせていただきます」が適切で、あいさつを含める時には「失礼します」とし、電話やメールの場合は最初の一言は「いつもお世話になっております」とその時の状況によって使い分けましょう。
- 「とんでもないです」もNG
自分で謙遜している言葉のように使っていますが、上司やお客さまに対して言うと二重敬語扱いとなるので「とんでもないです」ふさわしい言葉ではありません。
正しくは「とんでもないことでございます」となりますが、上司に使えても気軽に話しかけてきてくれたお客さまに返す言葉としてはかなり堅苦しいものとなるので、例えばお客さまから「忙しい時にありがとう、大変でしょ？」と感謝の気持ちを言ってもらったのなら「まったくそんなことはございません、ありがとうございます」とケースバイケースで礼儀正しい言葉で返すのが自然です。
注意すべき！ビジネスシーンでの対応
- ノックの回数にも意味がある
どんな職業に就いても室内である会議室や、応接室、社長室などドアをノックする場面がやってきますが、実はノックの回数によってその意味が異なります。
ノックの回数が2回の場合はトイレに入っている時で、3回は家族や友人など親しい人へ向けて、そして4回となるとビジネスで使うべき正しい回数となります。
しかし、4回ノックするのは多いので、ビジネスのシーンでもノックの回数は3回が常識となっているのでしっかり回数も頭に入れておきましょう。
- お客さまと歩く時の位置
会社に来てくださったお客さまに後ろ姿を見せることは失礼ですが、お客さまの後ろに回るとしっかりした案内をすることができないので、行き先を言いながらお客さまの斜め前の左側を歩くことで程よい距離感を維持することができベストとなります。
案内の基本は最初に「○階の○○室へご案内します」と最終的に行く場所を伝え、エレベーターを使う時には先に乗り、お客さまを先に降し「こちらを左に曲がります」と進行方向が変わる時もしっかり言葉で伝えることが大切です。
- 飲み物を飲み方と手の位置の作法
自分が仕事先でお茶を出された時には、基本的に相手から「どうぞ飲んでください」と勧められるまで口をつけず、飲む前には「いただきます」と言って出されたものを飲むことが正しいマナーとなります。
遠慮して飲まない人も多いですが、それはかえって苦手なものを出してしまったかもしれないと相手に気を使わせる原因となるので気をつけます。
あと、飲み方のビジネスマナーとしてお茶などを湯呑で出されても、マグカップで出されても片手ではなくしっかり両手を使うべきで、片手で飲むことは「片手でも持てるぐらいぬるい」という意味を持った作法なので注意しましょう。
おさえておきたい！ビジネスメールで使う言葉
- 宛て先の書き方
会社宛てに出す場合には、会社名や部署名の後に「御中」とつけ担当者がわかる場合には個人宛となるので「様」がベストとなります。
よく仕事上で「殿」を使う人がいますが、殿は目上から目下へ使われる言葉なので、場合によっては相手に対して失礼に当たるので気をつけましょう。
- やり取りの中で確認する時
取引先の会社の人とのやり取りで確認事項が出てきた時に「問題ない」ことを表すのに「大丈夫です」と書いてしまいそうになりますが「大丈夫」は自分という個人を中心とした言葉で、自分目線で判断したという意味となってしまうので、仕事として確認を求められている時にはふさわしくありません。
そこで正しいのは「○○で問題ございません」で、他にも「承知しました、よろしくお願いします」などで対応することができます。
まとめ
こうして正しいビジネスマナーを抑えていくと、普段使っている言葉が実はふさわしくないとわかった人がたくさんいると思います。
仕事をする上でより礼儀正しい人が信頼され仕事もできる人間として評価されるので、ぜひご紹介したビジネスマナーを使ってみてください。
